Términos y Condiciones de Uso

1.Partes y objeto

Estos términos regulan la relación entre Kuidate, NIT 1128428008, con domicilio en Cra. 83 #15a-81, Medellín, Antioquia (en adelante KUIDATE), y la persona natural o jurídica que crea una cuenta y utiliza la plataforma (en adelante el Cliente).

KUIDATE es una plataforma de software como servicio (SaaS) que ayuda a las empresas colombianas a estructurar, documentar y hacer seguimiento a su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), conforme al Decreto 1072 de 2015 y a la Resolución 0312 de 2019.

2.Alcance del servicio y límite profesional

Es indispensable entender qué es y qué no es KUIDATE, porque de ello depende la responsabilidad de cada parte:

• KUIDATE es una herramienta de gestión documental y de seguimiento. Genera formatos, calcula indicadores, programa obligaciones periódicas y emite alertas de vencimiento.
• KUIDATE no presta servicios de asesoría jurídica ni sustituye el concepto de un abogado.
• KUIDATE no sustituye al responsable del SG-SST. El Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 exigen que el sistema sea diseñado y ejecutado por una persona con la licencia y la formación que la norma establece según el tamaño y la clase de riesgo de la empresa. La plataforma le da herramientas a esa persona; no ocupa su lugar.
• KUIDATE no practica evaluaciones médicas ocupacionales, no emite conceptos de aptitud y no presta servicios de salud de ninguna naturaleza.
• El cumplimiento del SG-SST sigue siendo responsabilidad exclusiva del empleador. El porcentaje de cumplimiento, el semáforo y los diagnósticos que muestra la plataforma son una estimación basada en la información que el propio Cliente registra. No constituyen certificación, aval ni garantía de resultado frente a una visita del Ministerio del Trabajo, de la ARL o de cualquier otra autoridad.

3.Cuenta, acceso y responsabilidad del Cliente

• El Cliente es responsable de la veracidad de la información que registra y de mantenerla actualizada. Los cálculos de la plataforma dependen directamente de esos datos.
• El Cliente es responsable de la custodia de sus credenciales y de toda actividad realizada desde su cuenta. Debe notificar de inmediato cualquier uso no autorizado.
• El Cliente asigna los roles de sus usuarios dentro de la plataforma y responde por el alcance de los permisos que otorga.
• El Cliente declara que cuenta con la autorización de sus trabajadores para tratar sus datos personales en la plataforma, en los términos de la Ley 1581 de 2012, y mantiene indemne a KUIDATE por cualquier reclamación derivada de la ausencia de dicha autorización.
• El Cliente se abstendrá de cargar en la plataforma información clínica de sus trabajadores —historias clínicas, resultados de exámenes, paraclínicos o diagnósticos—. La plataforma está diseñada para no requerirla; su carga por vías no previstas constituye un uso indebido del servicio.

4.Firma electrónica

Los documentos que el Cliente firma dentro de la plataforma se suscriben mediante firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012. El sistema conserva registro del usuario que firma, la fecha y hora, y el contenido exacto firmado, y mantiene un historial de auditoría de las modificaciones posteriores con su justificación.

El Cliente reconoce que esta firma tiene la misma validez y fuerza probatoria que una firma manuscrita, y que es su responsabilidad no compartir sus credenciales de acceso.

5.Planes, precios y facturación

• La suscripción se factura de forma mensual y anticipada, y su valor depende del número de trabajadores registrados en la cuenta, según el plan vigente publicado en el sitio web.
• El cobro se realiza automáticamente sobre el medio de pago que el Cliente vincula, a través de la pasarela Wompi. KUIDATE no almacena los datos completos de la tarjeta.
• Si el número de trabajadores registrados aumenta, el valor se ajusta al plan que corresponda a partir del siguiente ciclo de facturación.
• Ante un pago rechazado, KUIDATE lo notificará y podrá reintentar el cobro. Si la mora persiste, la cuenta pasa a estado restringido: el Cliente conserva el acceso de consulta a su información, pero se suspenden funciones como la descarga de documentos.
• El Cliente puede cancelar la suscripción en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del período ya pagado y no genera reembolsos por fracciones de mes.
• KUIDATE podrá modificar sus precios avisando con al menos treinta (30) días de anticipación. El Cliente que no acepte el nuevo precio puede cancelar antes de su entrada en vigencia.

6.Propiedad de la información y del software

La información que el Cliente carga es y sigue siendo suya. KUIDATE no adquiere derechos de propiedad sobre ella y solo la utiliza para prestar el servicio. El Cliente puede solicitar una copia exportable de su información en cualquier momento, y en particular antes de terminar la relación.

El software, la marca KUIDATE, la interfaz, los motores de cálculo, las plantillas documentales y el contenido normativo de la plataforma son propiedad de KUIDATE y están protegidos por las normas de derecho de autor. Se concede al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, vigente mientras dure la suscripción. Queda prohibido copiar, revender, redistribuir o hacer ingeniería inversa de la plataforma.

7.Disponibilidad del servicio

KUIDATE realizará esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida. Podrán presentarse ventanas de mantenimiento —anunciadas con antelación cuando sea posible— e interrupciones atribuibles a los proveedores de infraestructura, a fallas de conectividad o a eventos de fuerza mayor.

8.Limitación de responsabilidad

KUIDATE no será responsable por sanciones, multas ni requerimientos que autoridades administrativas impongan al Cliente, ni por perjuicios derivados de:

• Información incompleta, inexacta o desactualizada registrada por el Cliente.
• La omisión del Cliente en ejecutar las actividades del SG-SST, aun cuando la plataforma haya emitido las alertas correspondientes.
• Decisiones tomadas exclusivamente con base en los indicadores o sugerencias del sistema.
• Uso de la plataforma por personas no autorizadas con credenciales del Cliente.

En todo caso, y salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de KUIDATE frente al Cliente se limita al valor de las sumas efectivamente pagadas por este durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

9.Terminación

Cualquiera de las partes puede terminar la relación en cualquier momento. KUIDATE podrá suspender o terminar el acceso, previo aviso, cuando el Cliente incumpla estos términos, incurra en mora persistente o use la plataforma con fines ilícitos.

Terminada la relación, KUIDATE conservará la información del Cliente por un plazo razonable para permitirle exportarla, y luego procederá a su supresión o anonimización, salvo lo que deba conservar por mandato legal.

10.Modificaciones a estos términos

KUIDATE podrá actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico o mediante aviso visible en la plataforma con al menos quince (15) días de anticipación. El uso continuado del servicio después de esa fecha implica la aceptación de la nueva versión.

11.Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación escrita del conflicto. De no lograrse, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia competentes en Medellín, Antioquia.

12.Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos términos: jtpartners89@gmail.com · 3003412112.

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.